Как заменить фискальный накопитель: порядок действий
Фискальный накопитель (ФН) — модуль внутри кассы, который хранит, шифрует и передаёт в ОФД данные о каждом чеке. Срок его работы ограничен, поэтому рано или поздно накопитель меняют на каждой кассе. Ниже — когда замена нужна, как её провести и что сделать со старым ФН. Если не хотите разбираться сами, закажите замену фискального накопителя у нас: сделаем на месте или в нашем офисе.
Когда нужно менять фискальный накопитель
- Истёк срок действия ключей. Это самая частая причина: когда ресурс исчерпан, касса перестаёт формировать фискальные документы.
- Закончилась свободная память. Если касса долго не передаёт чеки в ОФД, документы копятся в накопителе.
- Касса переходит к новому собственнику. Её снимают с учёта, ставят новый ФН и регистрируют заново.
- При регистрации введены неверные реквизиты.
- Поломка накопителя, которую нельзя устранить ремонтом.
При смене адреса установки кассы менять накопитель не нужно: достаточно внести изменения в карточку регистрации. Как это сделать — в статье «Когда нужна перерегистрация ККТ».
Какой срок накопителя выбрать: 15 или 36 месяцев
Накопители выпускаются с разным сроком действия ключей. На общей системе налогообложения, при торговле подакцизными товарами и при сезонной работе ставят ФН на 15 месяцев. На УСН, ЕСХН и патенте нужен накопитель на 36 месяцев. Ошибка в сроке — повод для отказа в регистрации, поэтому режим налогообложения стоит уточнить до покупки. Подробный разбор — в статье «Кто может использовать ФН на 36 месяцев».
Второй параметр — формат фискальных документов. Тем, кто продаёт маркированные товары, нужен накопитель с поддержкой ФФД 1.2, и сама касса тоже должна уметь работать в этом формате. Если касса его не поддерживает, сначала обновляют прошивку, а если обновление невозможно — меняют кассу.
Как заменить ФН: порядок действий
- Подготовьте новый накопитель заранее — за одну-две недели до окончания срока, чтобы не останавливать продажи. Накопители разных сроков и форматов — в разделе фискальных накопителей, наличие уточняйте по телефону.
- Убедитесь, что все чеки переданы в ОФД. Количество непереданных документов видно в Z-отчёте, а сами документы можно проверить в личном кабинете ОФД. Договор с оператором должен быть действующим — продлить его можно кодом активации ОФД.
- Закройте архив фискального накопителя.
- Извлеките старый ФН из кассы и установите новый.
- Перерегистрируйте кассу с указанием нового накопителя.
- Проверьте работу кассы: пробейте тестовый чек.
Чтобы всё прошло быстро, понадобятся действующая подписка ОФД и электронная подпись. Как получить подпись — в статье «Что нужно для получения ЭЦП».
Как перерегистрировать кассу после замены ФН
После установки нового накопителя данные о нём нужно внести в карточку регистрации. Есть два способа:
- Без визита в налоговую. Заявление подают через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС с действующей электронной подписью или через сайт оператора фискальных данных. Касса остаётся на месте установки.
- В налоговой инспекции. Нужно собрать пакет документов, включая заявление, и приехать в инспекцию.
Перерегистрацию после замены ФН мы проводим в рамках услуги регистрации и снятия ККТ с учёта. Общий порядок постановки кассы на учёт описан в статье «Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой».
Что будет, если не заменить накопитель вовремя
Когда срок ключей заканчивается, касса перестаёт формировать фискальные документы, и торговать по 54-ФЗ на ней нельзя, пока не установят новый ФН. Блокировку может вызвать и заполненная память, если чеки не уходят в ОФД, а также поломка. Все причины и что с ними делать — в статье «Блокировка кассы». Операторы фискальных данных и коды активации — в разделе ОФД.
Что делать со старым фискальным накопителем
Старый ФН не выбрасывают: владелец кассы хранит его пять лет.
Вопросы и ответы
Нужно ли перерегистрировать кассу после замены фискального накопителя?
Да. Данные о новом накопителе вносят в карточку регистрации: через личный кабинет налогоплательщика с электронной подписью, через сайт ОФД или в налоговой инспекции.
Что сделать перед тем, как извлечь старый ФН?
Убедиться, что все фискальные документы переданы в ОФД, и закрыть архив накопителя. Только после этого старый ФН извлекают и ставят новый.
Почему ФН может понадобиться заменить раньше срока?
Если закончилась память накопителя, касса переходит к новому владельцу, при регистрации были введены неверные реквизиты или накопитель сломался и ремонту не подлежит.
Сколько хранить старый фискальный накопитель?
Пять лет. Хранит его владелец кассы.
Нужна помощь — позвоните по телефону +7 (495) 230-18-87: заменим накопитель и перерегистрируем кассу на месте или в нашем офисе. А чтобы касса не подвела в рабочий день, её можно поставить на техническое обслуживание.