Электронный чек: как отправить покупателю по почте или SMS и можно ли не печатать бумажный

Электронный чек — это тот же кассовый чек, только отправленный покупателю на телефон или электронную почту. Продавец обязан его отправить, если покупатель сообщил номер или адрес почты до оплаты (пункт 2 статьи 1.2 закона 54-ФЗ). В магазине бумажный чек по умолчанию печатается всегда, но если электронный отправлен на указанный покупателем номер или почту, бумажный можно не печатать — так разъяснил Минфин в письме от 09.02.2022 № 30-01-15/8660. При оплате на сайте покупатель получает только электронный чек. Отправляет чек оператор фискальных данных или кассовая программа, а отключить печать можно в настройках кассы. Общие требования закона к кассам и чекам разобраны в статье «Закон об онлайн-кассах: что требует 54-ФЗ».

Чем электронный чек отличается от бумажного?

Юридически ничем: электронный чек формирует та же онлайн-касса, он так же попадает в фискальный накопитель и уходит в налоговую через оператора фискальных данных. Отличаются способ доставки и несколько дополнительных реквизитов.

Когда продавец обязан отправить электронный чек?

Когда покупатель до оплаты назвал номер телефона или адрес почты и попросил прислать чек. Если контакт сообщили уже после того, как чек пробит, закон этого не требует — копию можно отправить из личного кабинета ОФД по желанию. Что делать в разных ситуациях:

Можно ли не печатать бумажный чек?

Да, если электронный чек отправлен на телефон или почту, которые покупатель сообщил до оплаты. Закон говорит о выдаче чека «на бумажном носителе и (или)» в электронной форме, а Минфин в письме от 09.02.2022 № 30-01-15/8660 подтвердил: при отправке чека на номер или почту бумажный можно не печатать. Нельзя отказаться от бумаги в трёх случаях:

• покупатель не назвал телефон или почту;
• покупатель отказался от электронного чека или просит бумажный;
• чек «отправлен» в мобильное приложение или личный кабинет покупателя — Минфин в письме от 17.08.2018 № 03-01-15/58589 указал, что электронный чек направляется только на абонентский номер или адрес электронной почты.

Как выключить печать на кассах разных производителей и почему не стоит делать это насовсем — в статье «Как отключить печать бумажного чека».

Как отправить чек покупателю по электронной почте?

Почту вводят на кассе до того, как чек закрыт. Порядок одинаковый для смарт-терминала, кнопочной кассы и фискального регистратора с кассовой программой:

1. Спросите у покупателя, нужен ли электронный чек, и узнайте адрес почты — до оплаты.
2. Добавьте товары и выберите способ оплаты.
3. Перед закрытием чека выберите отправку в электронном виде и введите адрес.
4. Закройте чек. Касса передаст его оператору фискальных данных, и ОФД отправит письмо покупателю.
5. Если нужно, отключите печать этого чека, когда касса это позволяет.

Есть ещё два способа. Кассовая программа на компьютере (например, 1С или Frontol) может отправлять чеки на почту сама, в обход ОФД. А если адрес забыли ввести, чек можно найти в личном кабинете ОФД и отправить оттуда — но это уже копия по желанию, а не исполнение обязанности.

Как отправить чек по SMS?

Так же, как на почту: номер телефона вводят до закрытия чека, касса передаёт чек в ОФД, а оператор отправляет покупателю SMS с реквизитами чека или ссылкой на него. Отправка SMS у части операторов — платная услуга, поэтому тариф стоит уточнить при подключении ОФД. Пошагово для кнопочных касс и фискальных регистраторов — в статье «Как отправить чек по SMS покупателю».

Кто отправляет электронный чек: ОФД, касса или программа?

На какой кассе удобнее отправлять электронные чеки?

Отправить электронный чек может любая онлайн-касса, разница — в том, как кассир вводит контакт покупателя.

• Смарт-терминалы — сенсорный экран с клавиатурой, почту и телефон вводить быстрее всего. Например, MSPOS-SE, Кассатка 1Ф, Эвотор 5.
• Фискальные регистраторы — работают с кассовой программой на компьютере, контакт вводится в её окне; программа может отправлять чеки сама. Например, АТОЛ 30Ф.
• Автономные кассы — номер набирают на клавиатуре кассы, чек отправляет ОФД. Например, Меркурий 115Ф.

Чем смарт-терминал отличается от регистратора, разобрано в статье «Смарт-терминал или фискальный регистратор», общий порядок выбора — в статье «Как выбрать кассовый аппарат для малого бизнеса».

Какой штраф, если не отправить электронный чек?

Ненаправление электронного чека, о котором покупатель попросил, наказывается так же, как невыдача бумажного, — по части 6 статьи 14.5 КоАП:

Если чек вообще не пробит, это уже расчёт без кассы со штрафом от 10 000 ₽ для ИП и от 30 000 ₽ для организации. Все санкции — в статье «Штрафы за нарушения с онлайн-кассой».

Как покупателю проверить электронный чек?

В чеке есть адрес сайта ФНС, на котором можно проверить, записан ли он в налоговой: по QR-коду или по реквизитам — дате, сумме, номерам фискального накопителя и документа и фискальному признаку. То же умеет приложение ФНС «Проверка чеков». Если чек не находится, значит, касса ещё не передала его в ОФД или он пробит с ошибкой.

Чек-лист кассира: электронный чек без ошибок

• Спрашивайте об электронном чеке до оплаты, а не после.
• Проверьте адрес почты или номер, прежде чем закрыть чек.
• Не отказывайте в бумажном чеке, если покупатель о нём просит.
• Следите, чтобы касса была на связи с ОФД: без связи чеки копятся в накопителе и уходят покупателю с задержкой.
• Уточните у ОФД, сколько стоят SMS, если покупатели часто просят чек на телефон.

Остальные операции смены — открытие, возврат, чек коррекции, Z-отчёт — в статье «Чек-лист кассира». Научить кассиров работать с электронными чеками на вашей кассе поможем — услуга обучения работе на кассе; поставить кассу на учёт — услуга регистрации ККТ.

Коротко

• Электронный чек обязателен, если покупатель дал телефон или почту до оплаты.
• В этом случае бумажный можно не печатать (письмо Минфина от 09.02.2022 № 30-01-15/8660), но по просьбе покупателя — выдать.
• При оплате на сайте — только электронный чек.
• Отправляет чек ОФД или кассовая программа; SMS у части операторов платные.
• Не отправили чек, о котором просили, — предупреждение или штраф 2 000 / 10 000 ₽.

Частые вопросы