Чек-лист кассира: как работать на онлайн-кассе от открытия до закрытия смены

Кассиру на онлайн-кассе нужно уверенно делать шесть вещей: открыть смену, пробить продажу наличными и картой, оформить возврат, исправить ошибку, продать маркированный товар и закрыть смену с Z-отчётом. Остальное — проверки, которые не дают кассе остановиться: срок фискального накопителя, передача чеков в ОФД и бумага в принтере. Ниже — памятка, которую можно распечатать и положить у кассы. Если сотрудник новый или касса только куплена, быстрее пройти обучение работе на кассе на вашем же оборудовании.

Что должен уметь кассир на онлайн-кассе?

Набор операций одинаков на любой кассе — меняется только то, где их выполняют: в программе на экране смарт-терминала, кнопками автономной кассы или в кассовой программе на компьютере, к которому подключён фискальный регистратор.

Чек-лист перед открытием смены

• Касса включена и на связи. На смарт-терминале и автономной кассе проверьте значок интернета, у регистратора — что кассовая программа видит кассу.
• Есть запас чековой ленты. Касса печатает на термоленте, ширина рулона — 58 или 80 мм, она указана в характеристиках модели. Рулон вставляют термослоем к печатающей головке: если провести ногтем, на этой стороне останется тёмный след.
• В кассе есть размен. Внесение наличных в денежный ящик оформляют операцией внесения, а не продажей.
• Работает банковский терминал — или встроенный эквайринг, если он есть в кассе.
• Сканер штрихкода подключён и считывает код с упаковки — особенно важно для маркированных товаров.
• Нет предупреждений о фискальном накопителе. Если касса пишет, что срок ФН подходит к концу, сообщите администратору: менять накопитель нужно заранее.

Как открыть смену и что проверить в отчёте?

Смену открывают командой в меню кассы или в кассовой программе. Касса печатает отчёт об открытии смены. Посмотрите в нём строку о количестве непереданных фискальных документов: если она не нулевая и растёт день ото дня, чеки не уходят оператору фискальных данных. Если документы не передаются 30 дней, фискальный накопитель блокирует кассу — подробнее в статье «Почему блокируется касса». На некоторых кассах можно настроить автоматическое открытие смены каждое утро.

Как пробить чек: наличные, карта и смешанная оплата

1. Добавьте товары. Отсканируйте штрихкод или выберите товар из базы; если базы нет — введите цену вручную (продажа по свободной цене). Для весового товара укажите вес, для штучного — количество.
2. Выберите способ оплаты. Наличные — введите сумму, которую дал покупатель, касса посчитает сдачу. Карта — проведите оплату на банковском терминале или на встроенном эквайринге. Если покупатель платит частью наличными, частью картой, на кассе выбирают оба способа в одном чеке.
3. Закройте чек и выдайте его покупателю. Продавец обязан выдать бумажный чек, а по просьбе покупателя — отправить электронную копию по SMS или на почту. Как это сделать на разных кассах — в статьях «Как отправить чек по SMS» и «Как отправить чек по электронной почте».

Отправка чека через ОФД у части операторов платная, а у кассовых программ вроде 1С или Frontol может быть своя отправка в обход ОФД. Отключать печать бумажного чека без необходимости не стоит — почему, разобрано в статье «Как отключить печать чека».

Как оформить возврат?

При возврате кассир пробивает чек возврата прихода — по товару из базы или на сумму. Способ расчёта в чеке возврата должен совпадать с тем, как платил покупатель: если он платил картой, деньги возвращают на карту через банковский терминал, а в чеке выбирают безналичный расчёт. Аннулировать чек можно, только пока он не закрыт; закрытый чек исправляют возвратом или чеком коррекции.

Что делать, если чек не пробили или пробили с ошибкой?

Если продажа прошла без чека или в чеке ошибка — неверная сумма, способ оплаты, ставка НДС или система налогообложения, — формируют чек коррекции и письменно сообщают о нарушении в налоговую. Если сделать это до того, как налоговая узнала о нарушении сама, штрафа не будет. Чем грозит работа без чека, рассказано в статье «Штрафы ФНС России по кассам». Чек коррекции обычно доверяют старшему кассиру или администратору — рядовому кассиру достаточно знать, кому сообщить об ошибке.

Маркированные товары и алкоголь: что меняется для кассира?

• «Честный знак». При продаже маркированного товара кассир сканирует код DataMatrix с упаковки — касса передаёт его в чеке. Для этого нужны 2D-сканер, касса с поддержкой ФФД 1.2 и фискальный накопитель с поддержкой маркировки. Какой сканер подходит — в статье «Какой сканер нужен для „Честного знака“», кассы — в разделе кассы для «Честного знака».
• Алкоголь. Продажа идёт через ЕГАИС: касса должна работать с этой системой, а кассир — сканировать марку на бутылке. Модели с поддержкой ЕГАИС — в разделе кассы для ЕГАИС.
• Возврат маркированного товара тоже проводят со сканированием кода.

Как закрыть смену и снять Z-отчёт?

В конце дня кассир закрывает смену — касса печатает Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) с выручкой за день. Смена не может длиться больше 24 часов: если её не закрыть, касса перестанет пробивать чеки, пока смену не закроют и не откроют заново. Перед закрытием сверьте наличные в денежном ящике с суммой в X-отчёте, а в самом Z-отчёте ещё раз посмотрите число непереданных документов. Закрывайте смену каждый день, даже если продаж было мало.

Что делать, если касса не пробивает чек?

Если проверки не помогли, не разбирайте кассу сами — подробный разбор неисправностей в статье «Частые неисправности касс АТОЛ», а диагностику проводит сервисный центр. Когда приходит время менять накопитель, порядок описан в статье «Как заменить фискальный накопитель».

На какой кассе проще научиться работать?

Кассиру с опытом работы на компьютере обычно проще всего на смарт-терминале; автономная касса требует запомнить порядок кнопок — для неё пригодится печатная инструкция, например краткая инструкция кассира Элвес МФ. Если касса нужна с оплатой картой в одном устройстве, посмотрите кассы со встроенным эквайрингом. Как выбрать кассу под формат точки, рассказано в статье «Касса для магазина и склада».

Как обучить нового кассира?

1. Покажите операции на той кассе, на которой он будет работать. При покупке кассы у нас специалисты обучают сотрудников на установленном оборудовании.
2. Дайте пробить тестовые операции при наставнике: продажа наличными и картой, электронный чек, возврат, X-отчёт.
3. Распечатайте памятку (ниже) и инструкцию к модели кассы.
4. Назначьте, к кому обращаться при ошибке в чеке, блокировке или сбое связи.
5. Если сотрудник новый или что-то забылось — повторное обучение проводим по телефону или с выездом инженера.

Клиентам с договором на техническое обслуживание доступна линия технической поддержки; тарифы различаются объёмом консультаций и выездов. Если касса ещё не куплена, удобно взять онлайн-кассу под ключ: касса, регистрация и ОФД одним заказом.

Памятка кассира: распечатайте и положите у кассы

• Начало дня: касса на связи, есть лента и размен, работает терминал, открыть смену, проверить непереданные документы.
• Каждая продажа: товары → способ оплаты → закрыть чек → выдать чек, по просьбе — отправить электронный.
• Маркировка и алкоголь: сканировать код с каждой единицы товара.
• Возврат: чек возврата тем же способом оплаты, что при покупке.
• Ошибка в чеке: не исправлять самостоятельно — сообщить администратору (чек коррекции).
• Конец дня: X-отчёт → сверить наличные → закрыть смену (Z-отчёт), не позже 24 часов от открытия.
• Тревожные сигналы: растёт число непереданных документов, предупреждение о сроке ФН, белый чек — сразу сообщить.

Коротко

• Шесть базовых операций: открытие смены, продажа, возврат, электронный чек, коррекция, закрытие смены с Z-отчётом.
• Смена — не дольше 24 часов, закрывать её нужно каждый день.
• Число непереданных документов в отчёте должно быть нулевым; 30 дней без передачи в ОФД — блокировка.
• Ошибку в чеке исправляют чеком коррекции и сообщением в налоговую.
• Быстрее всего кассир учится на своей кассе — с наставником или на обучении у специалиста.

Нужна помощь с запуском кассы и обучением сотрудников — позвоните по телефону +7 (495) 230-18-87. Подробности — на странице обучения работе на кассе.

Вопросы и ответы