Закон об онлайн-кассах: что требует 54-ФЗ от продавца

Закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» обязывает организации и индивидуальных предпринимателей выдавать покупателю кассовый чек при каждом расчёте — наличными, картой, по QR-коду или на сайте. Чек пробивают на онлайн-кассе: в ней стоит фискальный накопитель, она зарегистрирована в налоговой и через оператора фискальных данных передаёт в ФНС каждый чек. Работать без кассы можно только в случаях, которые закон перечисляет прямо, а за расчёт без чека штрафуют по статье 14.5 КоАП. Ниже — что именно требует закон, кого он касается, что должно быть в чеке и какие штрафы грозят за нарушения.

Что требует закон об онлайн-кассах?

Требований немного, но они касаются всего срока работы кассы — от покупки до снятия с учёта.

Для продажи маркированных товаров («Честный знак») нужны касса и накопитель с поддержкой формата фискальных документов 1.2 — такие модели собраны в разделе онлайн-кассы с ФФД 1.2.

Кто обязан применять онлайн-кассу?

Все организации и ИП, которые получают деньги от покупателей-граждан, а также от компаний, если те платят картой. Налоговый режим и число сотрудников значения не имеют: касса нужна и на УСН, и на патенте, и ИП, который работает один.

Разбор для конкретной формы бизнеса — в статьях «Нужна ли онлайн-касса ИП без работников» и «Нужна ли ООО онлайн-касса и какую выбрать».

Кто может работать без кассы?

Только те, кого закон называет прямо. Если вы не уверены, что ваша деятельность подпадает под исключение, считайте, что касса нужна. Полный перечень исключений и условий — в статье «Кто может не применять ККТ».

• Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход) — чек формируется в приложении «Мой налог». ИП на УСН или патенте самозанятым не является.
• Отдельные виды деятельности из статьи 2 закона 54-ФЗ — например, разносная торговля, ремонт обуви, изготовление ключей, присмотр за детьми и пожилыми, продажа газет и журналов в киосках. Освобождение действует, только если деятельность точно совпадает с формулировкой закона.
• Работа в отдалённых и труднодоступных местностях из регионального перечня (кроме городов, районных центров и посёлков городского типа) — можно не применять кассу, если по требованию покупателя выдаёте документ, подтверждающий оплату. Пример перечня — список отдалённых и труднодоступных местностей.
• Местности, отдалённые от сетей связи — касса нужна, но работает в автономном режиме, без передачи чеков в ОФД.

Отсрочки, которые раньше позволяли части ИП работать без кассы, закончились: последняя — для предпринимателей без наёмных работников — 1 июля 2021 года. ЕНВД отменён с 2021 года, поэтому материалы о «льготах для вменёнщиков» устарели.

Что должно быть в кассовом чеке?

Состав реквизитов задаёт статья 4.7 закона 54-ФЗ. Касса и кассовая программа подставляют большинство из них сами — от продавца требуется правильно настроить кассу при регистрации и вести справочник товаров.

• название документа («Кассовый чек»), его номер за смену, дата, время и место расчёта;
• наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, система налогообложения;
• признак расчёта — приход, возврат прихода, расход или возврат расхода;
• наименование товаров, работ или услуг, количество, цена, стоимость, ставка НДС;
• форма расчёта (наличными или безналичными) и сумма;
• регистрационный номер кассы, номер фискального накопителя, номер и фискальный признак документа;
• адрес сайта ФНС и QR-код, по которому чек можно проверить;
• для электронного чека — телефон или электронная почта покупателя.

Электронный чек отправляют, если покупатель попросил об этом до оплаты: номер или почту вводят до закрытия чека. Как это сделать на разных кассах — в инструкциях «Как отправить чек по электронной почте» и «Как отправить чек по SMS». Можно ли при этом не печатать бумажный чек и как это настраивается на разных кассах — в статье «Как отключить печать чека».

Как зарегистрировать кассу и что делать при изменениях?

Касса регистрируется на ИНН владельца с указанием адреса и места установки. Порядок одинаков для ИП и организаций:

1. Купить кассу с фискальным накопителем нужного срока.
2. Получить электронную подпись руководителя или ИП — с ней заявление подаётся из личного кабинета на сайте ФНС; без подписи заявление можно подать на бумаге в инспекции.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных.
4. Подать заявление о регистрации и получить регистрационный номер кассы.
5. Записать реквизиты в кассу, сформировать отчёт о регистрации и передать его в ФНС — после этого приходит карточка регистрации.

Если меняется адрес установки, оператор фискальных данных или накопитель, кассу перерегистрируют; при продаже кассы или закрытии бизнеса — снимают с учёта. Перенести кассу с ИП на ООО перерегистрацией нельзя: её снимают с учёта и регистрируют заново. Все эти действия можно заказать одной услугой — регистрация и снятие ККТ с учёта.

Какой фискальный накопитель нужен по закону?

Срок накопителя зависит от налогового режима и того, что вы продаёте. Ошибка в сроке приводит к отказу в регистрации кассы.

Остальные случаи разобраны в статье «Кто может использовать ФН на 36 месяцев», а как налоговый режим влияет на кассу и НДС в чеке — в статье «Какая касса нужна ИП на УСН».

Почему касса может перестать пробивать чеки?

Когда говорят о «блокировке», имеют в виду кассу: фискальный накопитель сам прекращает формировать чеки, если нарушены условия его работы. Основные причины:

• закончился срок фискального накопителя или переполнилась его память;
• чеки не передаются в ОФД 30 дней — например, нет связи или не оплачен договор с оператором;
• смена открыта дольше 24 часов — касса не пробьёт чек, пока смену не закроют Z-отчётом.

Что проверить и как вернуть кассу в работу — в статье «Блокировка кассы». Ежедневные проверки для сотрудников собраны в памятке «Чек-лист кассира».

Какие штрафы предусмотрены за нарушения?

Ответственность установлена статьёй 14.5 КоАП. Индивидуальный предприниматель отвечает как должностное лицо.

Если ошибку нашли сами, её исправляют чеком коррекции и письменно сообщают в налоговую — до того, как она узнала о нарушении из других источников: в этом случае от штрафа освобождают. Подробная таблица с примерами — в статье «Штрафы ФНС России по кассам».

Какую кассу выбрать, чтобы выполнять требования закона?

Закону соответствует любая касса из реестра, зарегистрированная в налоговой. Тип выбирают по тому, где и как вы принимаете оплату.

Чем отличаются смарт-терминал и регистратор, разобрано в статье «Смарт-терминал или фискальный регистратор: что выбрать». Подборки по форме бизнеса — онлайн-кассы для ИП и онлайн-кассы для ООО.

Коротко

• Онлайн-касса нужна всем организациям и ИП, которые принимают оплату от граждан или картой, — независимо от налогового режима и числа сотрудников.
• Без кассы работают самозанятые, отдельные виды деятельности из статьи 2 закона 54-ФЗ и продавцы в отдалённых местностях из регионального перечня.
• Касса регистрируется в налоговой, работает с ОФД и фискальным накопителем на 15 или 36 месяцев.
• Чек выдают при каждом расчёте; электронный — по просьбе покупателя.
• Расчёт без кассы — штраф от 10 000 ₽ для ИП и от 30 000 ₽ для организации; самостоятельно исправленная ошибка освобождает от штрафа.

Поможем выбрать кассу, зарегистрировать её и подключить к ОФД — звоните: +7 (495) 230-18-87.

Вопросы и ответы