Нужна ли ООО онлайн-касса и какую выбрать
Да, ООО обязано применять онлайн-кассу, если принимает оплату от покупателей наличными, картой или по QR-коду — и от граждан, и от других компаний, когда те платят картой. Без кассы организация обходится только при переводах со счёта на счёт от юрлиц и ИП и в немногих случаях, которые 54-ФЗ перечисляет отдельно. Ниже — когда ООО нужна касса, какие штрафы грозят компании и директору, какой фискальный накопитель ставить на ОСН и УСН и какие модели из нашего каталога онлайн-касс для ООО подходят под разные задачи.
Когда ООО обязано применять онлайн-кассу?
Касса нужна при каждом расчёте с покупателем, кроме безналичных платежей между организациями и предпринимателями без использования карты. Неважно, сколько у компании сотрудников и какой у неё налоговый режим: льгота для ИП без работников закончилась в 2021 году, а патент, который освобождал часть предпринимателей, организациям недоступен вовсе.
| Как платит покупатель | Нужен ли чек ООО |
|---|---|
| Гражданин платит наличными или картой в магазине, офисе, на точке | Да, чек пробивается в момент оплаты |
| Гражданин платит по QR-коду (СБП) или переводом по счёту | Да, чек нужно сформировать и выдать или отправить покупателю |
| Покупатель оплачивает заказ на сайте | Да, нужна касса для интернет-расчётов — решения в разделе E-commerce |
| Курьер принимает оплату у двери | Да, нужна мобильная касса — подборка касс для курьера |
| Другая организация или ИП платит корпоративной картой | Да, оплата картой требует чека и между компаниями |
| Другая организация или ИП переводит деньги со своего расчётного счёта | Нет, кассовый чек не нужен |
Общие требования закона о кассах собраны в статье «Кассовые аппараты и законодательство».
Есть ли у ООО исключения, как у ИП?
Их меньше. Освобождения, привязанные к патенту и к работе без наёмных сотрудников, касаются только предпринимателей — у организации всегда есть работники, хотя бы директор. Для ООО остаются исключения по видам деятельности из статьи 2 закона 54-ФЗ и работа в отдалённых и труднодоступных местностях из регионального перечня. Формулировки закона узкие, и на часть исключений действуют ограничения, например запрет на продажу маркированных и подакцизных товаров. Если сомневаетесь, считайте, что касса нужна: штраф за работу без неё превышает стоимость простой кассы. Чем отличаются правила для предпринимателя, разобрали в статье «Нужна ли онлайн-касса ИП без работников».
Что будет, если ООО работает без кассы?
Отвечают и компания, и её руководитель. Штрафы установлены статьёй 14.5 КоАП.
| Нарушение | Организации | Должностному лицу (директору) |
|---|---|---|
| Расчёт без кассы | от 3/4 до 100 % суммы расчёта, но не меньше 30 000 ₽ | от 1/4 до 1/2 суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽ |
| Повторный расчёт без кассы на сумму от 1 млн ₽ | приостановка деятельности до 90 суток | дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет |
| Чек не выдан или не отправлен покупателю | предупреждение или 10 000 ₽ | предупреждение или 2 000 ₽ |
Налоговая видит каждый чек через оператора фискальных данных, поэтому касса должна быть не только куплена, но и правильно зарегистрирована, а связь с ОФД — оплачена. Почему касса перестаёт передавать чеки и блокируется, рассказали в статье «Блокировка кассы».
Какой фискальный накопитель нужен ООО?
Срок накопителя зависит от налогового режима и того, что продаёт компания. На общей системе налогообложения ставится ФН на 15 месяцев, на УСН и других специальных режимах при продаже обычных товаров и услуг — на 36 месяцев.
| Ситуация | Какой ФН |
|---|---|
| ООО на ОСН | 15 месяцев |
| ООО на УСН, обычные товары и услуги | 36 месяцев |
| Продажа подакцизных товаров, в том числе алкоголя | 15 месяцев, при любом режиме |
| Продажа маркированных товаров («Честный знак») | накопитель и касса с ФФД 1.2 |
Остальные случаи, когда накопитель на 36 месяцев не подходит, перечислены в статье «Кто может использовать ФН на 36 месяцев». Кассы с поддержкой нового формата собраны в разделе онлайн-кассы с ФФД 1.2, накопители — в разделе фискальные накопители. Большинство моделей в каталоге продаётся в трёх вариантах: без накопителя, с ФН на 15 и на 36 месяцев.
Как зарегистрировать онлайн-кассу на ООО?
Касса регистрируется на организацию по её ИНН, с адресом и местом установки. Порядок такой:
- Купить кассу с фискальным накопителем нужного срока.
- Получить электронную подпись руководителя ООО — с ней подаётся заявление из личного кабинета юрлица на сайте ФНС. Без подписи заявление можно подать на бумаге в налоговой.
- Заключить договор с оператором фискальных данных.
- Подать заявление о регистрации и получить регистрационный номер кассы.
- Записать данные организации в кассу, сформировать отчёт о регистрации и передать его в ФНС — после этого приходит карточка регистрации.
Пошагово процесс описан в статье «Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой». Если не хотите разбираться сами, закажите регистрацию ККТ под ключ: поставим кассу на учёт и подключим к ОФД.
Какую кассу выбрать ООО?
Тип кассы определяется не формой собственности, а тем, где и как компания принимает оплату и нужен ли учёт товаров.
| Тип кассы | Кому подходит | Модели |
|---|---|---|
| Автономная касса | Небольшой магазин, пункт услуг, выездная торговля, где чеков немного | Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, АТОЛ 91Ф, АТОЛ 92Ф |
| Смарт-терминал | Магазин или салон с учётом товаров, кофейня, доставка | Эвотор 7.2, Эвотор 7.3, Эвотор 5, Эвотор 5i, АТОЛ СТБ 5, MSPOS-Е-РФ |
| Фискальный регистратор | Продажи через 1С или другую учётную программу на компьютере, сеть магазинов, общепит | АТОЛ 30Ф, АТОЛ 55Ф, АТОЛ 22 v2 Ф, АТОЛ 27Ф, РИТЕЙЛ-01Ф |
| Касса со встроенным эквайрингом | Точки, где большинство платит картой | Эвотор 5i, АТОЛ СТБ 5, MSPOS-Е-РФ — подборка касс со встроенным эквайрингом |
Если в компании уже работает 1С, чаще выбирают фискальный регистратор: чек печатается прямо из учётной программы. Если компьютера на точке нет, удобнее смарт-терминал — экран, программа кассира и принтер в одном корпусе. Подробное сравнение — в статье «Смарт-терминал или фискальный регистратор: что выбрать».
Какие модели из каталога подходят ООО?
В таблице — модели, у которых сейчас есть варианты в продаже. Характеристики взяты из карточек на нашем сайте.
| Модель | Тип | Чем удобна |
|---|---|---|
| Меркурий 115Ф | автономная | российская, аккумулятор, связь через GSM и Wi-Fi, лента 58 мм, может работать в режиме регистратора |
| АТОЛ 91Ф | автономная | Ethernet, Wi-Fi и 2G, личный кабинет производителя для просмотра продаж и правки товаров |
| АТОЛ 92Ф | автономная | производство — Россия, клавиатура с крупными клавишами, режим регистратора, Ethernet и Wi-Fi |
| Эвотор 7.2 | смарт-терминал | экран 7″, программа EvotorPOS, обмен с 1С, подключение ящика, сканера и весов |
| Эвотор 7.3 | смарт-терминал | экран 7″, аккумулятор, Ethernet, печать 90 мм/с |
| АТОЛ СТБ 5 | смарт-терминал | касса, программа Sigma и эквайринг в одном устройстве, встроенный сканер, LTE, аккумулятор |
| MSPOS-Е-РФ | смарт-терминал | встроенный эквайринг и сканер, 4G и две SIM-карты, аккумулятор, печать 90 мм/с |
| АТОЛ 30Ф | регистратор | компактный, лента 58 мм, USB и RS-232, масса 0,36 кг |
| АТОЛ 55Ф | регистратор | лента 58 мм, 200 мм/с, автоотрез, Ethernet |
| АТОЛ 22 v2 Ф | регистратор | лента 80 мм, 250 мм/с, автоотрез, Ethernet, масса 0,75 кг |
| АТОЛ 27Ф | регистратор | лента 80 мм, 300 мм/с, автоотрез — для потока покупателей |
| РИТЕЙЛ-01Ф | регистратор | российский, лента 80 мм, 200 мм/с, автоотрез, работает с 1С, iiko и R-Keeper |
Все регистраторы АТОЛ мы сравнили по ленте, скорости и подключению в статье «Как выбрать фискальный регистратор АТОЛ». Для кафе и ресторана — отдельный разбор: «Какая касса нужна кафе и ресторану».
Сколько касс нужно ООО с несколькими точками?
По одной на каждый адрес, где принимается оплата: касса регистрируется по месту применения, и перенести её на другую точку без перерегистрации нельзя. Для курьеров и выездной торговли кассу регистрируют с отдельным режимом применения. Интернет-магазину нужна своя касса для расчётов на сайте. Когда компания переезжает или меняет данные, кассу перерегистрируют — что для этого нужно, рассказали в статье «Когда нужна перерегистрация ККТ и как её сделать».
Что нужно ООО, кроме самой кассы?
- Фискальный накопитель на нужный срок и договор с ОФД.
- Электронная подпись руководителя для регистрации в ФНС.
- Учётная программа или товароучётная система, если нужен учёт остатков; для регистраторов — драйвер под вашу программу.
- Сканер штрихкодов, если продаёте маркированные товары или работаете с ЕГАИС.
- Банковский терминал или касса со встроенным эквайрингом для оплаты картой.
- Обучение кассиров и техническое обслуживание: обновление прошивки, замена накопителя, помощь при сбоях.
Организации оплачивают кассу и услуги по счёту, условия — на странице «Доставка и оплата».
Коротко: какую онлайн-кассу выбрать ООО
- Небольшая точка без компьютера и учёта — автономная касса: Меркурий 115Ф, АТОЛ 91Ф или 92Ф.
- Магазин или салон с учётом товаров — смарт-терминал Эвотор 7.2 или 7.3.
- Продажи через 1С — фискальный регистратор: АТОЛ 30Ф для небольшого потока, 22 v2 Ф или 27Ф для большого.
- Большинство платит картой или нужна касса курьеру — АТОЛ СТБ 5, MSPOS-Е-РФ, Эвотор 5i.
- ОСН или подакцизные товары — ФН на 15 месяцев, УСН — на 36.
Частые вопросы
Нужна ли касса ООО, если все клиенты — организации?
Если клиенты платят только переводом со своего расчётного счёта, касса не нужна. Как только организация или ИП платит наличными или корпоративной картой, чек нужно пробить.
Какой штраф грозит ООО за работу без кассы?
Организации — от 3/4 до полной суммы расчёта без чека, но не меньше 30 000 ₽, директору — от 1/4 до 1/2 суммы, но не меньше 10 000 ₽. При повторном нарушении на сумму от 1 млн ₽ деятельность компании могут приостановить до 90 суток, а директора дисквалифицировать.
Нужна ли онлайн-касса ООО на УСН?
Да, упрощённая система от кассы не освобождает. Обычно ООО на УСН ставит фискальный накопитель на 36 месяцев, а при продаже подакцизных товаров — на 15.
Можно ли перевести кассу с ИП на ООО?
Простой перерегистрацией — нет: касса зарегистрирована на ИНН владельца. Её снимают с учёта у ИП и регистрируют заново на ООО с новым фискальным накопителем. Снятие и регистрацию можно заказать у нас одной услугой.